Инкассация денежных средств представляет собой процедуру транспортировки и перемещения тех или иных ценностей. При этом предметом инкассации могут выступать как непосредственно денежные средства, так и прочие ценности. В частности, драгоценные металлы или камни, а также ценные бумаги и многое другое. Обратите свое внимание на то, что инкассация может проводиться как между объектами одной компании, так и между различными организациями (к примеру, одна компания заказала у специализированной организации инкассация собственного терминала самообслуживания).
Порядок и особенности проведения процедуры
Инкассация является своего рода банковской операцией, поэтому ее проведение требует оформления некоторой документации. Это кассовая процедура, некоторые этапы которой осуществляются еще до изъятия средств в месте инкассации. Итак, в первую очередь осуществляется заключение договора. Сторонами соглашения становится компания, которая занимается предоставлением инкассаторских услуг, а также организация, которой они потребовались в настоящий момент времени. Следует сказать, что инкассаторские услуги востребованы и в частном секторе, в частности в случае, когда человеку необходимо перевести собственные ценности с одного объекта на другой.
Все работы в рамках инкассации должным образом документируются – записывается время прибытия, номера сумок, имена участников процесса и немало других данных. При этом условия проведения инкассации и период осуществления манипуляций обсуждаются с клиентом индивидуально. Процедура проводится с использованием специально оборудованных автомобилей. При необходимости груз по маршруту сопровождают вооруженные охранники. После доставки ассигнаций на объект в полной мере и в установленный срок услуга считается предоставленной.
Необходимая документация и предметы
Столь сложный, ответственный и многогранный процесс, как инкассация денежных средств или других ценностей, требует строгого соблюдения формальностей. Так, для перевозки потребуется доверенность на осуществление такого рода работ, а также явочные карты, специальные пронумерованные емкости, ключи и штампы.
Это базовый список необходимых вещей, которые выдаются сотруднику непосредственно перед инкассацией. Дополнительно осуществляется составление всей сопутствующей документации.
Порядок действий по прибытию на объект
Ввиду осуществления работ с большим количеством денежных средств, процедура включает в себя целый спектр всевозможных обязанностей сторон. Итак, по прибытию на объект, лицо, которое прибыло для проведения инкассации, должно предоставить:
После осмотра и проверки всего прилагающегося, кассир предоставляет образец пломбы, а также некоторую документацию. Это накладная и квитанция. Далее кассир предъявляет заполненную ассигнациями сумку и, после улаживания формальностей, передает ее инкассатору. Кроме всего прочего, кассир заполняет документы о передаче ценностей и проведении процедуры.
Ведомость, заполненная кассиром, попадает в реестр, где соответствующим образом проверяется на достоверность данных, в первую очередь, на соответствие сумм. Заполненные и проверенные документы помещаются непосредственно в сумку с финансовыми средствами. Далее совестно ответственными лицами осуществляется пломбирование сумки согласно представленному ранее образцу. В присутствии материально ответственного лица проверяется целостность пломбы и непосредственно емкости, в которой будет осуществляться транспортировка. Так удостоверяется недоступность ценностей, которые находятся внутри.
Лицо, осуществляющее передачу, заполняет явочную карту и проверяет достоверность данных, указанных на ней — сверяются все номера. Правильность информации заверяется персональной подписью кассира.
Важные условия, соблюдение которых необходимо при проведении процедуры
При получении ценностей, уполномоченное лицо, которое проводит инкассацию, должно удостоверить получение средств. Для этого он получает квитанцию, на которой ставит свою подпись, штамп организации и дату проведения операции. Однако существуют случаи, когда в ходе проведения инкассации ценностей то или иное лицо находит некоторые ошибки. Каков законодательный регламент на этот счет?
Итак, в случае, если возникшие проблемы можно устранить за кроткий промежуток времени, не противоречащий графику, то инкассация все же проводится. Однако в случае, если устранить несоответствия на месте невозможно, то изъятие и, соответственно, передача ценностей не проводится – инкассация откладывается вплоть до следующего визита по графику. При этом заполняется соответствующая документация, где присутствуют причины инцидента. В частности, делается соответствующая пометка в графике повторных заездов в явочном листе.
Инкассация в банке
Представленная процедура несколько сложнее и многограннее, чем инкассация в магазине или кассе. При этом проводится она поэтапно и включает в себя немало манипуляций. Рассмотрим порядок действий банковских работников и непосредственно лиц, ответственных за проведение инкассации. Итак, для начала сотрудник банка проверяет соответствие и правильность документации. Им изучаются явочные карты, накладные и квитанции.
Кроме того, проверяется и сумка для транспортировки ценностей – на ней не должно быть дефектов, наружных швов, разрывов, заплаток и прочих элементов, нарушающих целостность. На этом этапе также проверяется соответствие номера сумки с цифрами, указанными в документации.
Возможные нарушения на этом этапе
Несоответствие в документации должным образом фиксируются. Все нарушения вносятся в соответствующий журнал, достоверность которого заверяется как банком, так и инкассаторами посредством визирования. Регламент действий при этом во многом определяется характером несоответствия. К примеру, в случае обнаружения дефектов сумки она вскрывается, а ее содержимое подлежит поштучному пересчету.
Результаты пересчета, в частности, при выявлении недостачи или излишка, фиксируются в журнале и протоколируются. Дополнительно описывается помещение, в котором была проведена процедура, а также данные лиц, которые при этом присутствовали. Все манипуляции освидетельствуются подписями всех сторон.
Проводки при проведении процедуры
В зависимости от типа проводимой операции отличается и величина издержек. Следует сказать, что инкассация попадает в категорию бухгалтерского учета и поэтому должным образом документируется. В первую очередь составляет расходный ордер. Здесь есть графа, именуемая как «Переводы в пути», в которой и расписаны все расходы. Такой способ удобен как для инкассаторов, так и для компаний, которые пользуются такого рода услугами.
